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SCANSERVICE FÜR RECHTLICHE BETREUER

Scanservice für rechtliche Betreuer

Ihre tägliche Post, digital, strukturiert und schnell verfügbar.

Wer als Berufsbetreuer arbeitet, erhält täglich zahlreiche Schreiben von Gerichten, Behörden, Krankenkassen, Pflegekassen, Banken, Versicherungen, Einrichtungen und weiteren Stellen.

Diese Post muss geöffnet, gesichtet, digitalisiert, zugeordnet und anschließend bearbeitet werden.

Genau hier setzt unser Scanservice für rechtliche Betreuer und Betreuungsbüros an. Wir übernehmen die Digitalisierung Ihres Posteingangs, damit Sie sich schneller mit den Inhalten und den eigentlichen Aufgaben Ihrer Betreuung befassen können.

Scanservice anfragenSo funktioniert der Ablauf
Geöffnete Geschäftspost auf einem Schreibtisch
Posteingang eines Betreuungsbüros
  • Weniger manuelle Scanarbeit
  • Durchsuchbare PDF Dokumente
  • Digitaler Zugriff auf Ihre Post
DIGITALER POSTEINGANG

Vom Brief zum digitalen Dokument.

Eingehende Post wird von uns nach dem vereinbarten Verfahren entgegengenommen, eingescannt und digital aufbereitet.

Sie erhalten die Unterlagen als digitale, durchsuchbare PDF Dokumente.

Dadurch können Schreiben schneller gefunden, weiterverarbeitet und in bestehende digitale Arbeitsabläufe übernommen werden.

Weg eines Schreibens
  1. PapierpostSchreiben von Gerichten, Behörden, Kassen und weiteren Stellen
  2. DigitalisierungScannen und Aufbereiten nach dem vereinbarten Ablauf
  3. Durchsuchbares DokumentPDF Datei, in der sich Inhalte über Suchbegriffe finden lassen
  4. Digitale WeiterverarbeitungÜbernahme in Ihre bestehende Büroorganisation
DER ABLAUF

Fünf Schritte zu einem digitalen Posteingang.

  1. 01

    Posteingang

    Ihre für den Scanservice bestimmte Geschäftspost erreicht die vereinbarte Anschrift.

  2. 02

    Digitalisierung

    Die eingegangenen Dokumente werden an Werktagen nach dem vereinbarten Ablauf eingescannt und aufbereitet.

  3. 03

    Durchsuchbare PDF Dateien

    Die Dokumente werden als durchsuchbare PDF Dateien bereitgestellt. Das erleichtert die Suche nach Namen, Aktenzeichen, Behörden oder anderen Begriffen.

  4. 04

    Digitale Bereitstellung

    Die Dateien werden Ihnen über den vereinbarten digitalen Übertragungsweg zur Verfügung gestellt.

  5. 05

    Umgang mit Originalen

    Mit den Originalunterlagen verfahren wir entsprechend Ihrer Vereinbarung, zum Beispiel durch Aufbewahrung, Weiterleitung oder datenschutzgerechte Vernichtung.

Dokument wird in einen Scanner eingelegt
Digitalisierung nach vereinbartem Ablauf
OPTIONAL

Posteingang unabhängig vom eigenen Bürostandort organisieren.

Wenn vereinbart, kann die Post über eine für Sie eingerichtete Geschäftsanschrift beziehungsweise ein virtuelles Postfach eingehen.

Damit lässt sich der Posteingang vollständig vom eigenen Bürostandort entkoppeln und zentral digital verarbeiten.

Zusatzmöglichkeit, kein automatischer Bestandteil eines Scanservice Vertrags. Ob und wie diese Variante umgesetzt wird, wird vorab einzeln vereinbart.

FÜR DEN BETREUUNGSALLTAG ENTWICKELT

Entwickelt für Berufsbetreuer und Betreuungsbüros.

Unser Scanservice ist auf die Abläufe in Betreuungsbüros ausgerichtet.

Wir wissen, wie wichtig kurze Bearbeitungswege, klare Zuordnung, verlässliche Postverarbeitung und ein strukturierter digitaler Dokumenteneingang sind.

Geeignet insbesondere für

  • Selbstständige Berufsbetreuer

    Ein Posteingang, der ohne eigenes Scannen digital vorliegt.

  • Betreuungsbüros

    Eine gemeinsame, digitale Grundlage für die tägliche Bearbeitung.

  • Größere Betreuungsteams

    Ein Ablauf, der auch bei höherem Postaufkommen strukturiert bleibt.
MEHR ZEIT FÜR BETREUUNG

Weniger Papier. Mehr Struktur. Schnellere Verfügbarkeit.

  • Schneller verfügbar
  • Durchsuchbar
  • Digital weiterverarbeitbar

  • Schneller digitaler Zugriff

    Eingegangene Dokumente liegen digital vor und müssen nicht erst im eigenen Büro erfasst werden.

  • Weniger Papier im Büro

    Weniger Papierstapel und weniger manuelle Scanarbeit am eigenen Arbeitsplatz.

  • Durchsuchbare PDF Dateien

    Durchsuchbare Dateien statt unstrukturierter Papierablage.

  • Ortsunabhängiger Zugriff

    Unterlagen sind nicht an einen Aktenschrank an einem Standort gebunden.

  • Leichtere Weiterverarbeitung

    Dokumente lassen sich in digitale Betreuungs und Dokumentationssysteme übernehmen.

  • Vereinbarter Umgang mit Originalen

    Wie mit den Originaldokumenten verfahren wird, legen wir individuell mit Ihnen fest.

VERTRAUEN UND STRUKTUR

Sensible Unterlagen brauchen klare Abläufe.

In der rechtlichen Betreuung werden besonders sensible Informationen verarbeitet.

Deshalb werden Abläufe, Zugriffswege und der Umgang mit Originaldokumenten vor Beginn der Zusammenarbeit klar vereinbart.

Ziel ist ein verlässlicher, nachvollziehbarer und datenschutzbewusster Prozess.

  • Klare Abläufe

    Jeder Schritt der Postverarbeitung ist vorab besprochen.

  • Vereinbarte Zugriffswege

    Der Übertragungsweg wird gemeinsam festgelegt.

  • Definierter Umgang mit Originalen

    Aufbewahrung, Weiterleitung oder Vernichtung nach Vereinbarung.
AUS DER PRAXIS

Digitale Prozesse aus dem Arbeitsalltag rechtlicher Betreuung.

Bamea — Rechtliche Betreuung

Der Scanservice ist aus unserer Erfahrung mit strukturierten digitalen Arbeitsabläufen in der rechtlichen Betreuung entstanden.

Diese Erfahrung nutzen wir, um auch andere Berufsbetreuer und Betreuungsbüros bei der Organisation ihres täglichen Posteingangs zu unterstützen.

Der Scanservice ist eine eigenständige Leistung für Betreuungsbüros. Eine Betreuung durch Bamea ist dafür nicht erforderlich.

Mehr über Bamea erfahren
HÄUFIGE FRAGEN

Fragen zum Scanservice

DIGITALER POSTEINGANG

Weniger Papier. Mehr Zeit für Betreuung.

Wir besprechen gemeinsam mit Ihnen, wie Ihr bisheriger Posteingang organisiert ist und wie sich unser Scanservice sinnvoll in Ihre Abläufe integrieren lässt.

Scanservice unverbindlich anfragen
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